Kas ir uzņēmuma tālruņu sistēma?

Uzņēmuma tālruņu sistēma ir vienkāršāka, nekā sākumā varētu šķist. Uzņēmuma tālruņu sistēma ir ierīču un programmatūras kopums, kas ļauj uzņēmumiem un darbiniekiem sazināties gan savā starpā, gan ar klientiem, izmantojot balss zvanus, tērzēšanas funkciju un videozvanus. 

Šajā rakstā detalizētāk aplūkosim atsevišķas uzņēmuma tālruņu sistēmas funkcijas un sastāvdaļas, uzzināsim, kāpēc šāda sistēma ir nepieciešama un kādas priekšrocības tā var sniegt uzņēmumiem. 

Uzņēmuma tālruņu sistēmas ierīces 

Iedomājieties uzņēmuma tālruņu sistēmu. Daudzi noteikti iedomājas fiksētos tālruņus vai zvanu centrus, kas ir pilni ar cilvēkiem, kuri nepārtraukti atbild uz tālruņa zvaniem. Fiziskie tālruņi ir tikai neliela uzņēmuma tālruņu sistēmas daļa, tie ir galapunkti, kuros tiek veikti vai saņemti zvani. Mūsdienu sistēmās, kuras tiek uzturētas mākonī, tādas fiziskas tālruņa klausules faktiski nav nepieciešamas. Visai sistēmai var piekļūt, izmantojot jebkuru ierīci ar interneta savienojumu. Uzņēmumiem vairs nav jāiegulda dārgās ierīcēs, kuru vērtība ar laiku tikai samazinās. Tiešsaistes tālruņiem (softphone) var piekļūt no datoriem, viedtālruņiem un planšetdatoriem, un tie piedāvā tādu pašu funkcionalitāti kā fizisks tālrunis, kā arī piedāvā lielāku elastību. 

Daži uzņēmumi joprojām izvēlas fiziskus tālruņus saviem darbiniekiem, jo tie ir ļoti noderīgi biroja reģistratūrā, kur darba laikā kādam vienmēr ir jābūt fiziski uz vietas. Šiem tālruņiem tagad ir pieejamas daudzas jaunas funkcijas un vairāki uzlabojumi. Tagad ar fiziskajiem tālruņiem var veikt videozvanus ar tajos iebūvētu ekrānu, tiem ir tērzēšanas funkcijas, tajos ir pieejams e-pasts, pārlūkprogrammas funkcionalitāte un integrētas lietotnes. Šie tālruņi darbojas līdzīgi jebkuram mūsdienīgam viedtālrunim, bet atšķirība ir tā, ka tie ir fiziski pieslēgti ar vadu, tiem ir lielāks ekrāns un iebūvēts tālruņa uztvērējs. Iepazīstieties ar HD Touch — mūsu modernāko uzņēmuma viedtālruni. 

Uzņēmuma tālruņu sistēmas programmatūra 

Programmatūra ir būtiska jebkuras modernas uzņēmuma tālruņu sistēmas sastāvdaļa. Programmatūra nodrošina uzņēmuma tālruņu sistēmas darbību. Tā nodrošina visas funkcijas, kas uzņēmumiem ir nepieciešamas, lai varētu nodrošināt gan iekšējo saziņu, gan saziņu ar klientiem. Uzņēmuma tālruņu sistēmu piegādātājus savā starpā atšķir programmatūra. Labākā uzņēmuma tālruņu sistēmas programmatūra ir lietotājam draudzīga, ātra, uzticama, un tā nodrošina visus uzņēmumiem nepieciešamos pakalpojumus. 

Uzņēmuma tālruņu sistēmas programmatūra spēj atbalstīt daudzas ierīces, tostarp galddatorus, tālruņu lietotnes, viedo fiksēto tālruņu programmatūru un citas. Ir svarīgi izvēlēties tādu uzņēmuma tālruņu sistēmas pakalpojumu nodrošinātāju, kas regulāri atjaunina savu programmatūru, lai atrisinātu visas problēmas. Uzņēmuma tālruņu sistēmu nodrošinātājiem ir regulāri jāatjaunina programmatūra arī tāpēc, lai uzlabotu tās piedāvātās iespējas un lietojamību gan jau esošajiem, gan jaunajiem klientiem. 

Uzņēmuma tālruņu sistēmas datu glabāšana mākonī 

Vēl viena būtiska uzņēmuma tālruņu sistēmas sastāvdaļa ir datu uzglabāšana. Efektīvai tālruņu sistēmu darbībai ir nepieciešami dati, un, lai izvairītos no jebkādām problēmām, šie dati ir jāuzglabā drošā veidā. Šie dati ir klientu tālruņu numuri, balss pasts, gaidīšanas režīmā saņemtie mārketinga ziņojumi, ierakstītie zvani un daudz kas cits. Tradicionālajās uzņēmuma tālruņu sistēmās bija ierobežotas datu glabāšanas iespējas, un uzņēmumi bieži paļāvās uz atsevišķu CRM (customer relationship management — klientu attiecību pārvaldība) sistēmu, lai uzglabātu visus klientu datus. Darbinieki manuāli pierakstīja klientu numurus no CRM sistēmas, lai pēc tam varētu sazināties ar klientiem. 

Tālruņu sistēmām, kurām ir piesaistīts mākonis, ir iespēja uzglabāt milzīgu klientu datu apjomu drošā un viegli pieejamā vietā. Daudzas uzņēmuma tālruņu sistēmas piedāvā arī CRM sistēmas integrāciju. Tas nodrošina detalizētāku analīzi par klientiem un apvieno pārdošanas un mārketinga nodaļu, nodrošinot klientiem labāku un vienotāku pieredzi. 

Uzņēmuma tālruņu sistēmas drošība 

Viena no galvenajām daudzu uzņēmumu bažām ir saistīta ar šīs sistēmas drošību. Lielāka elastība var radīt potenciāli lielāku drošības risku. Uzņēmuma tālruņu sistēmu pakalpojumu sniedzēji var atrisināt datu drošības problēmas to rašanās vietā, izmantojot īpašus datu glabāšanas centrus. Uzņēmumā Enreach visi mūsu tālruņu mākoņa sistēmas klientu dati tiek ievietoti drošā, tiem īpaši paredzētā datu centrā. 

Pastāv dažādi veidi, kā uzņēmumi var nodrošināt, ka darbinieku dati netiek ļaunprātīgi izmantoti, kādam piekļūstot mākonī uzglabātajiem datiem. Darbinieku informēšana par veidiem, kā tiešsaistē darboties droši un aizsargāt savus datus, ir būtiska uzņēmuma tālruņu mākoņa sistēmas drošības sastāvdaļa. Darbinieki, kuri strādā attālināti, paši var radīt lielu drošības risku uzņēmuma datiem, tāpēc vairāk padomu par drošības uzlabošanu skatiet mūsu rakstā “Kā izvairīties no attālināta darba drošības riskiem”.